Sollstatistik-Dateien

Zum Abschluss eines Erfassungsjahres müssen Sie zwei elektronische Sollstatistiken an unsere Datenannahme senden:

  • Die allgemeine Sollstatistik nach Basisspezifikation der DeQS-RL
  • Die Sollstatistik nach einrichtungsbezogener Spezifikation der DeQS-RL

Dies können Sie ab dem 01.01.2024 tun. Der Datenannahmeschluss für das Erfassungsjahr 2023 ist der 15.03.2024.
Die eingesendeten Dateien müssen der Basisspezifikation 2023 bzw. der einrichtungsbezogenen Spezifikation 2023 des IQTIG entsprechen. Wegen formaler Fehler abgewiesene Einsendungen gelten als nicht abgegeben. Bitte senden Sie die Daten deshalb frühzeitig ein. Sie können bis zum Datenannahmeschluss beliebig häufig korrigiert werden.

Sollstatistik-Dateien der Basisspezifikation

Eine Sollstatistik wird wie folgt erzeugt:

  • Für die Sollstatistik der Basisspezifikation prüft Ihre Software alle Krankenhaus-Fälle mit Entlassung oder Behandlung im Erfassungsjahr. Dazu gehören im Erfassungsjahr 2023 die Überlieger 2022/2023 und die Inlieger 2023. Ambulante Fälle werden über das Datum des Eingriffs dem Erfassungsjahr zugeordnet. Die Überlieger 2023/2024 zählen zum Erfassungsjahr 2024 und werden in der aktuellen Sollstatistik nicht gezählt. Es muss für jeden Standort eine Sollstatistik abgegeben werden.
  • Die Software erzeugt zwei CSV-Dateien SOLLBASIS_DeQS_2023.TXT und SOLLMODUL_DeQS_2023.TXT. Diese müssen im ASCII-Format vorliegen, UTF-8 ist nicht erlaubt. Für ein Muster klicken Sie bitte auf die Verknüpfung zum entsprechenden Dateinamen. Die Spaltenüberschriften müssen unbedingt vollständig und in der korrekten Reihenfolge angegeben werden.
  • Die beiden CSV-Dateien werden nach dem ZIP-Verfahren komprimiert (gezippt). Dies kann mit dem in Microsoft Windows integrierten ZIP-Programm gemacht werden. Die ZIP-Datei muss SOLL_2023_<IKNRKH>_<STANDORTID>_DeQS.zip heißen. <IKNRKH> ersetzen Sie bitte durch die IK-Nummer Ihres Krankenhauses und <STANDORTID> durch die Standort-ID (6-stellig, beginnt mit 77) Ihres Standorts, z.B. also SOLL_2023_260712345_771234_DeQS.zip.
  • Die ZIP-Datei wird nach dem GPG-Verfahren verschlüsselt. Dies übernimmt in der Regel Ihre Sollstatistik-Software. Zum manuellen Verschlüsseln eignet sich z.B. die Software gpg4win. Wie Sie die ZIP-Datei manuell verschlüsseln, erfahren Sie im nächsten Abschnitt. Die verschlüsselte Datei muss dann SOLL_2023_<IKNRKH>_<STANDORTID>_<BL>_DeQS.zip.gpg heißen. Ersetzen Sie <IKNRKH> bitte durch die IK-Nummer Ihres Krankenhauses, <STANDORTID> durch die Standort-ID (6-stellig, beginnt mit 77) Ihres Standorts und <BL> durch Ihr Bundesland-Kürzel, in unserem Beispiel also SOLL_2023_260712345_771234_RP_DeQS.zip.gpg für eine Sollstatistik in Rheinland-Pfalz.
    Achtung: Wenn Sie die ZIP-Datei manuell verschlüsseln, wird das Bundesland-Kürzel durch die Verschlüsselungssoftware nicht automatisch ergänzt. Sie müssen die Datei nach der Verschlüsselung entsprechend umbenennen.

Sollstatistik-Dateien der einrichtungsbezogenen Spezifikation

Eine Sollstatistik wird wie folgt erzeugt:

  • Für die Sollstatistik der einrichtungsbezogenen Spezifikation wird geprüft, ob Sie einen NWIES_LKG- oder NWIEA_LKG-Fall ausfüllen müssen.
  • Die Software erzeugt eine CSV-Datei SOLLBASIS_DeQS_EDOK_2023.TXT. Dies muss im ASCII-Format vorliegen, UTF-8 ist nicht erlaubt. Für ein Muster klicken Sie bitte auf die Verknüpfung zum Dateinamen. Die Spaltenüberschriften müssen unbedingt vollständig und in der korrekten Reihenfolge angegeben werden.
  • Die CSV-Datei wird nach dem ZIP-Verfahren komprimiert (gezippt). Dies kann mit dem in Microsoft Windows integrierten ZIP-Programm gemacht werden. Die ZIP-Datei muss SOLL_2023_<IKNRKH>_DeQS_EDOK.zip heißen. <IKNRKH> ersetzen Sie bitte durch die IK-Nummer Ihres Krankenhauses, z.B. also SOLL_2023_260712345_DeQS_EDOK.zip.
  • Die ZIP-Datei wird nach dem GPG-Verfahren verschlüsselt. Zum Verschlüsseln eignet sich z.B. die Software gpg4win. Wie Sie die ZIP-Datei manuell verschlüsseln, erfahren Sie im nächsten Abschnitt. Die verschlüsselte Datei muss dann SOLL_2023_<IKNRKH>_<BL>_DeQS_EDOK.zip.gpg heißen. Ersetzen Sie <IKNRKH> bitte durch die IK-Nummer Ihres Krankenhauses und <BL> durch Ihr Bundesland-Kürzel, in unserem Beispiel also SOLL_2023_260712345_RP_DeQS_EDOK.zip.gpg für eine einrichtungsbezogene Sollstatistik in Rheinland-Pfalz.
    Achtung: Wenn Sie die ZIP-Datei manuell verschlüsseln, wird das Bundesland-Kürzel durch die Verschlüsselungssoftware nicht automatisch ergänzt. Sie müssen die Datei nach der Verschlüsselung entsprechend umbenennen.

Manuelle GPG-Verschlüsselung

Verwenden Sie für die manuelle Verschlüsselung von Sollstatistik-Dateien bitte gpg4win:

  • Installieren Sie die Software. Wählen Sie bei der Installation unbedingung auch das Werkzeug "Kleopatra" aus.
  • Starten Sie Kleopatra nach der Installation und importieren den für Sie gültigen GPG-Schlüssel (s.u.), indem sie diesen in das Fenster ziehen.
  • Klicken Sie dann auf "Signieren/Verschlüsseln" und wählen die erzeugte ZIP-Datei aus.
  • Es öffnet sich das folgende Fenster:

    GPG

    Achten Sie darauf, dass die beiden Häkchen bei "Signieren als" und "Für mich verschlüsseln" entfernt sind. Wählen Sie dann rechts neben "Für andere verschlüsseln" den in Kleopatra importieren öffentlichen Schlüssel der für Sie zuständigen Datenannahmestelle aus.
  • Benennen Sie die erzeugte GPG-Datei um und ergänzen das Länderkürzel. Die Bundesland-Kürzel sind BB (Brandenburg), BE (Berlin), HB (Bremen), RP (Rheinland-Pfalz), SL (Saarland), ST (Sachsen-Anhalt) und TH (Thüringen).

Versand per E-Mail

Die Sollstatistik-Datei senden Sie uns bitte wie folgt:

  • Hängen Sie die GPG-Datei an eine E-Mail an. Es sind mehrere Anhänge möglich, z.B. Soll- und Risikostatistik oder die Sollstatistiken mehrerer IK-Nummern zusammen in einer Mail.
  • Senden Sie die GPG-Datei an die E-Mail-Adresse der für Ihr Bundesland zuständigen Datenannahme (s.u.).
  • Die E-Mails werden automatisch verarbeitet.
  • Es ist unerheblich, was Sie als Betreff angeben. Es gibt keine Vorgaben für den Betreff.
  • Der Nachrichteninhalt wird nicht gelesen. Stellen Sie also Support-Anfragen immer in einer separaten E-Mail an qs@unitrend.eu.

Ihre GPG-verschlüsslten Soll- und Risikostatistikdateien senden Sie bitte an die E-Mail-Adresse Ihres Bundeslandes:

Sie erhalten dann innerhalb einer Stunde eine Antwort mit dem Ergebnis. Entweder wird Ihre Sollstatistik bestätigt, dann erhalten Sie mit der Antwort-Mail die Konformitätserklärung im PDF-Format. Diese unterschreiben Sie und senden sie bis zum Datenannahmeschluss per Post an Ihre zuständige LAG-Geschäftsstelle (nicht an die unitrend GmbH).

Wenn die Sollstatistik formale Fehler enthielt, erhalten Sie eine E-Mail mit der Fehlerbeschreibung. Bitte korrigieren Sie den Fehler und senden die elektronische Sollstatistik erneut ein. Wird die Sollstatistik abgewiesen, gilt sie als nicht eingesendet. Sie können beliebig häufig Korrekturen senden. Immer die letzte Einsendung zählt.

Öffentliche GPG-Schlüssel der Sollstatistik-Datenannahmen

Die ZIP-Datei der Sollstatistik muss mit dem GPG-Schlüssel der für Sie zuständigen Datenannahmestelle verschlüsselt werden:

Lieferfristen

Die Sollstatistik kann zwischen dem 01.01.2024 und dem 15.03.2024 eingesendet werden und muss in diesem Zeitraum korrekt bestätigt werden. Fehlerhafte Sollstatistiken gelten als nicht abgegeben. Bitte senden Sie Ihre Sollstatistik möglichst frühzeitig ein. Sie können sie bis zum Annahmeschluss beliebig häufig korrigieren. Die zuletzt korrekt eingesendete Sollstatistik wird für Ihre Bescheinigung verwendet.

Bitte prüfen Sie bei Abgabe der Sollstatistik immer, dass die aufgeführten Soll-Zahlen mit den Ist-Zahlen der abgegebenen QS-Fälle im Datenbestand übereinstimmen.

Technischer Support

Wenn Sie die benötigten technischen Informationen auf dieser Internetseite nicht finden, steht Ihnen der Datenanname-Support an Thüringer Werktagen von Montag bis Freitag zwischen 09:00 Uhr und 17:00 Uhr unter der Telefonnummer 0361 / 653 198 48 zur Verfügung. Landesspezifische Feiertage in Thüringen sind der 20.09. (Weltkindertag) und der 31.10. (Reformationstag).

Ihre Mail-Anfrage senden Sie bitte an qs@unitrend.eu. Bevor Sie uns kontaktieren, prüfen Sie bitte auch die Fehlermeldungen in unseren FAQ. Wir sind Ihnen bei technischen Fragen gerne behilflich.